OTEVŘENÉ JEDNOTKY NA MÍSTO OPEN SPACE

Koncept open space je zkrátka v módě. Pro leckoho představuje vzrušující vizi digitalizovaného pracovního prostředí. Jiným připadá spíše jako hrozba ¬– copak vážně chcete sdílet pracovní stůl v obrovské neútulné ratejně? Položili jsme si otázku, jak moc by měla být současná kancelář otevřená a přinášíme vám kritickou analýzu pro a proti.

Máme-li se k odpovědi alespoň přiblížit, musíme se napřed zeptat, kde a jak dnes lidé pracují. Pochopitelně nemůžeme všechny pracovníky házet do jednoho pytle – takový obchodní zástupce svůj den pochopitelně tráví úplně jinak než třeba knihovník – ovšem pravdou zůstává, že v průběhu pracovního týdne využíváme pevnou pracovní stanici obecně pouze třetinu pracovní doby. Zbylé dvě třetiny trávíme na schůzích, pauzách, v coworkingových prostorech, prací z domova nebo na cestách; tento seznam by mohl klidně pokračovat. Odborníci pro takovou situaci dokonce zavedli termín „práce založená na aktivitě“. Využíváme zkrátka pracovní prostory nejlépe odpovídající tomu, co právě děláme.

 Pracovní kóje versus otevřený prostor. Jaká podoba pracoviště je lepší?

„Takto otázka vůbec nestojí,“ tvrdí Bernhard Kern, výkonný ředitel společnosti Roomware Consulting, která se zabývá vývojem a navrhováním kanceláří. „Vhodnou podobu kanceláře určuje dotyčná firma, s jejíž firemní kulturou musí být v souladu. Rozhodnutí o podobě kanceláře vždy musí směřovat k budoucím potřebám.“

Open space kanceláře jsou v mnoha firmách velmi populární, protože jsou především levné. Obecně platí, že pořizovací náklady na otevřenou kancelář bývají proti klasickým kójovým strukturám zhruba o třetinu nižší. Toto ekonomické hledisko však skrývá plno negativ – problémy open space prostorů jsou dobře známé a obtížně se řeší. Vysoká hladina hluku, narušování koncentrace a zhoršení komunikace – což je dost paradoxní, protože zrovna toto bývá považováno za největší výhodu otevřené kanceláře. V nedávné studii provedené na Harvardské univerzitě se ukázalo, že v open space kancelářích dochází o 70 % méně častěji k osobním rozhovorům mezi lidmi než v kancelářích s nižším počtem pracovníků. Zároveň v nich narůstá komunikace přes Messenger nebo e-maily – a to až o 67 %. Výsledek? Zaměstnanci se schovávají za svými počítači, choulí se se sluchátky na uších a potichu dokončují svěřené úkoly.

Znamená to tedy, že se postupně vrátíme k tradičnímu rozvržení s menšími kancelářemi? K velkým pracovním stolům a velkorysým skříním na šanony? Sotva – a to dokonce i přesto, že kójová struktura představuje dodnes mezi zaměstnanci nejpopulárnější řešení pracovního prostoru. Podle institutu Frauenhofer v současnosti pracuje v klasických kójových kancelářích ani ne 50 % zaměstnanců. Každá změna se navíc vždy setkává s počáteční nedůvěrou. Dodnes platí, že vlastní kancelář pro mnohé zaměstnance symbolizuje hierarchii, status a pocit vlastnictví prostoru.

Ovšem také klasické kanceláře přinášejí problémy. Neměnná kójová struktura v mnoha firmách zabraňuje zavádět moderní pracovní procesy zaměřené na spolupráci. Neměli bychom zapomínat ani na vysoké náklady na jejich budování a špatnou prostorovou efektivitu. To vše tedy vede k tomu, že v takových kancelářích dnes pracuje sotva 30 až 50 % zaměstnanců.

Pracovní kóje pro jednoho člověka napomáhá soustředění; u pracovní kóje pro dva nebo čtyři pracovníky je to ale jinak. V takovém případě lidé vnímají komunikaci kolem sebe jako mnohem rušivější než v případě neměnné hlukové hladiny v otevřené kanceláři.

Paradox diskuze o otázce „open space versus pracovní kóje“ spočívá v tom, že předpokládané výhody daného kancelářského řešení vnímáme v realitě naprosto opačně.

Otevřené jednotky vyvažují komunikaci a koncentraci.

Futurolog Sven Gabor Janszky ve své knize „2015 – So arbeiten wir in der Zukunft“ (2025 – Takto budeme v budoucnu pracovat) předpovídá tři základní prostorová řešení kancelářských budov budoucnosti: tiché prostory pro vysoce soustředěnou práci, technologicky vybavené komunikační prostory pro skutečné či virtuální schůze a coworkingové prostory poskytující ideální prostředí pro spolupráci. Zatímco první dvě prostorová řešení budou ze všeho nejvíce připomínat klasickou kójovou strukturu, coworkingové prostory poskytují organizaci největší volnost konkrétního prostorového pojetí. Reálně si však můžeme všimnout jedné zásadní věci: většinou nejde ani o čistě otevřené řešení, ani o pracovní kóje. Experti hovoří spíše o otevřených jednotkách. Jedná se o zmenšené, ovšem stále ještě otevřené pracovní prostory, které se ze všeho nejvíce soustředí na spolupráci: projektové místnosti, knihovny, pracovní kavárny, komunikační ostrůvky, relaxační kouty, týmové kanceláře, prostory ve vstupní hale, zahrady, obývací pokoje atd. Možnosti jejich prostorového řešení jsou neuvěřitelně různorodé. Otevřené jednotky představují odpověď na potřeby práce založené na aktivitě. Poskytují svobodu výběru ideálního pracovního prostředí pro vaši aktivitu. V takovém řešení má osobní pracovní stůl jen podružnou úlohu. A ze všeho nejméně záleží na úložných prostorech, protože jejich potřebu převzaly notebooky a cloudová úložiště.

Otevřené jednotky představují propojující prvek struktury open space rozčleněný do menších prostorových jednotek, které jsou podle jejich konkrétního účelu vizuálně i akusticky mnohem méně „na ráně“. Koncept pracovní jednotky, jak ho známe z teorie organizace, se tu zhmotňuje také prostorově. Hlavní výhodou těchto organizačních jednotek je podpora spolupráce. V průběhu kreativních inovativních procesů takové uspořádání podporuje volný proud myšlenek, a zároveň poskytuje tolik potřebné soukromí pro soustředěnou týmovou a projektovou práci.

Pořád jsme však ještě nezodpověděli otázku nákladů – vyplatí se nám přestavět kanceláře tak, aby poskytly prostor otevřeným pracovním jednotkám? Odpověď zní: ano, postupný odklon od nákladných a na prostor náročných kójových kanceláří ke strukturám rozčleňujícím klasický otevřený prostor a umožňujícím sdílet pracovní stůl, se vyplatí i ekonomicky; třeba i díky úspoře za skladovací prostory, které v současnosti využíváme stále méně.

<< zpět na předchozí stránku